Die Rechtsgrundlagen hierzu finden sich im § 189 UGB, in den §§ 124 und 125 BAO und in den §§ 4 und 5 des EStG. Dies gilt jedoch nicht für Ärzte/Ärztinnen, Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen, Notare/Notarinnen, Künstler/-innen und Schriftsteller/-innen, da sogenannte freie Berufe nicht der Buchführungspflicht unterliegen.

Werden die Umsatzschwellenwerte gemäß § 189 Abs 1 Z 2 UGB überschritten, tritt die Rechnungslegungsverpflichtung (die Führung einer doppelten Buchhaltung) in Kraft:

• Der Umsatzschwellenwert beträgt 700.000 Euro pro Geschäftsjahr.
• Der qualifizierte Schwellenwert beträgt 1.000.000 Euro pro Geschäftsjahr.

Wie ist dies zu verstehen?

• Eine GmbH, AG oder GmbH & Co. KG hat keine Umsatzschwelle, denn diese hat gemäß § 5 EStG immer eine doppelte Buchführung zu führen.
• Ein/Eine Einzelunternehmer/-in oder eine OG bzw. KG (sog. Personengesellschaften) können bei einer Umsatzgrenze bis zu 220.000 Euro im Vorjahr wahlweise eine branchenspezifische Basispauschalierung, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder eine doppelte Buchführung gemäß § 4 Abs 1 EStG führen.
• Ein/Eine Einzelunternehmer/-in oder eine OG bzw. KG können bei einer Umsatzgrenze bis zu 700.000 Euro im Vorjahr nur noch wahlweise zwischen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gemäß § 4 Abs 3 EStG oder einer doppelten Buchhaltung gemäß § 4 Abs 1 EStG wählen.
• Sobald ein/eine Einzelunternehmer/-in oder eine OG oder KG zweimal die Umsatzgrenze von 700.000 Euro oder einmal den Betrag von 1.000.000 Euro überschreitet, tritt eine verpflichtende Buchführung gemäß § 5 EStG in Kraft. In diesem Fall ist keine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mehr zu erstellen, sondern eine Bilanz.

Umsatzsteuer und die korrekte Rechnungsausstellung im Inland

Nur eine formal korrekt ausgestellte Rechnung berechtigt auch zum Vorsteuerabzug. Egal, ob eine Ausgangsrechnung erstellt wird oder Sie eine Eingangsrechnung vom Lieferanten erhalten, achten Sie immer darauf, dass eine Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und alle wesentlichen Rechnungsmerkmale beinhaltet.

Achtung: Dies gilt nicht bei Rechnungen für Bauleistungen. Hier gibt es abweichende Vorschriften bezüglich der Rechnungslegung.

Kleinbetragsrechnung (Bruttobetrag beträgt nicht mehr als 400 Euro):

1. Name und Anschrift des Lieferanten
2. Menge und handelsübliche genaue Bezeichnung (1 Bleistift, 1 Kugelschreiber, 1 Block – die Bezeichnung „Büromaterialien“ ist nicht zulässig)
3. Tag/Zeitraum der Lieferung (= Warenlieferung) oder der Leistung (= Dienstleistung)
4. Entgelt und Steuersatz in einer Summe
5. der anzuwendende Steuersatz und
6. und das Rechnungsausstellungsdatum

Eingangs- und Ausgangsrechnungen (Rechnungen über 400 Euro brutto):

1. Name und Anschrift des Lieferanten
2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
3. Menge und handelsübliche genaue Bezeichnung
4. Tag/Zeitraum der Lieferung (= Warenlieferung) oder der Leistung (= Dienstleistung)
5. Entgelt für die Leistung (inkludiert Lieferungen und Leistungen)
6. den anzuwendenden Steuersatz, bei Steuerbefreiung (z. B. Kleinunternehmerhinweis) oder Differenzbesteuerung (z. B. Antiquitätenhändler/-innen) einen Hinweis auf diese
7. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
8. das Rechnungsausstellungsdatum
9. die fortlaufende Nummer der Rechnung (jede Nummer darf nur ein Mal vergeben sein)
10. die Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer oder die ATU-Nummer) des Rechnungsausstellers, wenn der Lieferant kein Kleinunternehmer ist
11. bei Rechnungsbeträgen ÜBER 10.000 Euro ist zusätzlich die UID-Nummer des Rechnungsempfängers auf der Rechnung anzuführen.

Tipp: Denken Sie an die jährliche Überprüfung der UID-Nummern (Stufe 2) mittels FinanzOnline, denn jeder Unternehmer bzw. jede Unternehmerin hat die UID-Nummern-Abfrage verpflichtend durchzuführen.

Verpflichtung zur Umsatzsteuerabgabe und deren Zahlung

Die Umsatzsteuer ist eine sog. Selbstbemessungsabgabe, d. h., Ihr/Ihre Buchhalter/-in oder Bilanzbuchhalter/-in wird die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ordnungsgemäß ermitteln und Sie über ein etwaiges Guthaben oder Ihre Verbindlichkeit (Schuld) an das Finanzamt zeitgerecht informieren.

Das bedeutet für Sie: Haben Sie laut Umsatzsteuer eine Quartalsmeldung zu erbringen, dann bringen Sie Ihrem/Ihrer Buchhalter/-in einmal pro Quartal den Quartalsordner mit sämtlichen Belegen. Haben Sie laut Umsatzsteuer eine monatliche Umsatzsteuermeldung zu erstellen, dann erhält Ihr/Ihre Buchhalter/-in bzw. Bilanzbuchhalter/-in des Vertrauens monatlich den Buchhaltungsordner zum Aufbuchen bzw. für die Erstellung und Übermittlung der UVA.

Im ersten Jahr der Umsatzsteuerpflicht kann es unter Umständen vorkommen, dass das Finanzamt eine monatliche UVA-Meldung anordnet. Ergibt sich nach diesem Jahr z. B. eine quartalsmäßige Meldung, erfolgen im nächsten Jahr nur noch die UVA-Quartalsmeldungen.

Optimale Aufbereitung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Ihren/Ihre Buchhalter/-in bzw. Bilanzbuchhalter/-in

Ein Ordner pro Monat mit folgenden Trennblättern:

• BA – Für die Bank, falls vorhanden (immer vom Monatsersten bis zum Monatsletzten ausgedruckt samt Anfangs- und Endsaldo). Haben Sie keine Firmenbank, dann wird alles der Kassa zugeordnet. Achtung: Es gibt eine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht! (Näheres dazu weiter unten)
  Legen Sie immer sämtliche Bankdetails bei bzw. drucken Sie beim Onlineausdruck auch alle Details aus (dies ist meist extra anzuhaken). Bitte geben Sie sämtliche Rechnungen gleich zum jeweiligen Bankbeleg, denn ohne Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Beachten Sie auch, dass Sie Telefonrechnungen, Daily Deal etc. immer über das jeweilige Kundenportal downloaden und ausdrucken müssen.
• KA – Für sämtliche Barbelege samt obenauf liegendem Kassabuchausdruck (chronologisch sortiert nach dem Bareingangs- und Barausgangsdatum; der Monatserste liegt ganz unten im Ordner, der Monatsletzte liegt ganz oben im Ordner). Bitte geben Sie sämtliche Rechnungen gleich zum jeweiligen Bankbeleg, denn ohne Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Beachten Sie auch, dass Sie Telefonrechnungen, Daily Deal etc. immer über das jeweilige Kundenportal downloaden und ausdrucken müssen.
• PY – Falls ein PayPal-Konto für die Firma eingerichtet wurde (immer vom Monatsersten bis zum Monatsletzten ausgedruckt samt Anfangs- und Endsaldo).
• LV – Falls es Mitarbeiter/-innen gibt, alle Belege zur Lohnverrechnung (falls nicht vom selben Buchhaltungsservice erstellt).
• Div – Zum Beispiel für Eigenverbrauchsmeldungen, Leasingverträge und deren Vorschreibungen, Dauerbelege von Mieten usw.

Je vollständiger Ihre Beilagen sind, desto günstiger wird auch die Buchhaltungsleistung, denn dann entfallen Nachfragen und zeitintensives Nacharbeiten.

Optimale Aufbereitung einer Buchhaltung für Betriebe, die eine Bilanz erstellen müssen

Ein Ordner pro Monat mit folgenden Trennblättern:

• AR – Für Ihre erstellten Ausgangsrechnungen.
• ER – Für Ihre erhaltenen Eingangsrechnungen.
• BA – Pro Bank ein eigenes Trennblatt nutzen. Das Gleiche gilt auch für sämtliche Kreditkonten (immer vom Monatsersten bis zum Monatsletzten ausgedruckt samt Anfangs- und Endsaldo). Legen Sie immer sämtliche Bankdetails bei bzw. drucken Sie beim Onlineausdruck auch alle Details aus (dies ist meist extra anzuhaken).
• PY – Falls ein eigenes PayPal-Konto für die Firma eingerichtet wurde (immer vom Monatsersten bis zum Monatsletzten ausgedruckt samt Anfangs- und Endsaldo).
• KA – Für die Kassenbelege samt obenauf liegendem Kassabuchausdruck (chronologisch sortiert nach dem Bareingangs- und Barausgangsdatum; der Monatserste liegt ganz unten im Ordner, der Monatsletzte liegt ganz oben im Ordner).
• LV – Alle Belege zur Lohnverrechnung (falls nicht vom selben Buchhaltungsservice erstellt).
• Div – Zum Beispiel für die Inventur am Jahresende (Liste mit Stück x Menge x Preis), für monatliche Eigenverbrauchsmeldungen, für Leasingverträge und deren Vorschreibungen; selbiges gilt für Mietvorschreibungen in Dauerrechnungsform.

Auch hier gilt: Je vollständiger Ihre Beilagen sind, desto günstiger wird die entsprechende Buchhaltungsleistung, denn dann entfallen Nachfragen und zeitintensives Nacharbeiten durch das beauftragte Buchhaltungsservice.

Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Seit 01.01.2016 gibt es die sog. Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht bei Barumsätzen. Gewerbebetriebe (z. B. GmbH), selbstständig Tätige sowie Land- und Forstwirte/-wirtinnen haben zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

• der Jahresumsatz je Betrieb über 15.000 Euro (netto) liegt UND
• die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro (netto) im Geschäftsjahr überschreiten.

Beide Grenzen (die Jahresumsatz- und die Barumsatzgrenze) müssen somit gleichzeitig überschritten sein. Zusätzlich muss diese Registrierkasse der Kassenrichtlinie von 2012 entsprechen und gegen etwaige Manipulation geschützt sein.

Weitere Vorgehensweise:

• Beschaffung einer Signaturkarte
• Registrierung der Registrierkasse über FinanzOnline (ein E-Governmentservice-Dienst)
• Startbelegauslösung bei der Registrierkasse auslösen (Startbeleg bitte aufheben)
• Anschließend: Inbetriebnahme und Start der ordnungsgemäßen Registrierkasse

Tipp: Geben Sie unbedingt jedem Kunden und jeder Kundin einen Barbeleg über eine Barzahlung!

Sie haben noch Fragen zu Ihrer Buchhaltung oder dazu, wie Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen effizient aufbereiten und damit effektiv Kosten sparen können? Dann kontaktieren Sie mich noch heute. Ich stehe Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und mache Ihr Unternehmen buchhalterisch fit für die Zukunft!